仕事や作業の能率を200%アップさせる「三分割法」とは?

更新日 2018年10月02日 |
カテゴリ: キャリア・人生・仕事の悩み
仕事や作業の能率を200%アップさせる「三分割法」とは?

夏休みの終わり頃になると、宿題が終わらなくて焦っている小学生がたくさん居ますよね。

「懐かしいなあ…」と思いつつ、「でも、今の自分もあまり変わらないかも」という人も多いのではないでしょうか?
「◯日まで」と納期が定められた仕事やレポートの提出などで「ああ、気が重い」となかなか仕事に取りかかれず、期限直前になって焦ってしまう…こんな方法を続けていては、作業自体の能率も上がらないばかりか、作業中のストレスも多大になるもの。
「大変だった」という記憶が残り、次回に同じ作業を任された時にも気持ちが重くなってしまうのです。

ここでは気軽に作業に取りかかれ、能率を上げられる「三分割法」について紹介していきましょう。

1. 第一分割は「全体の40%」を意識しよう

三分割法とは、全体の作業量を三つの期間・工程に分け、心の負担を軽くしていく方法のこと。

たとえば「1ヶ月で100ページのレポートを作成しておいて欲しい」と言われたとしましょう。 このような時、人間は「100ページ」という部分に着目し、モチベーションが上がらなくなってしまいます。

またゴールである「1ヶ月後」しか見えなくなっているため、「まだ30日もあるし」となかなか作業を開始することができないのです。
そのためこの「100ページ」を3つに区分けして、感じる負担を軽減していくのが「三分割法」。
「1ヶ月で100ページ」と言われるより、「10日で30ページ少々」と言われた方が気が楽に感じませんか?
とは言え、三分割法においては「均等に三分割」は行いません。
マラソンなどと同じで、人間は「作業開始からしばらく」のうちは集中力が高まり、作業を多く行えるもの。

ですから最初は「10日間で40ページ(全体の40パーセント)ができればいいと考えてみましょう。
もしも作業効率が捗れば、全体の50%を目指してみてもOKです。

2. 第二分割は「軽め」がポイント

第二分割期間(納期1ヶ月の場合には11日目~20日目頃)は、集中力が切れて作業効率が落ちやすい期間です。

いわゆる「中だるみ」というものですね。
そのため、この分割期間においては作業量の分担を減らし、全体の20パーセント~30パーセント程度ができれば大丈夫だと考えるようにしてみましょう。

大切なのは「少々作業量が少なくても、継続する」ということ。

30%ということは、1日の目安は約3ページ。 「とにかく3ページは仕上げてみよう」と作業工程をより細かく区切り、負担を軽くしてみるのも手です。

3. 三分割目は「気楽な気持ち」で取り組める

20日を過ぎても作業にまったく手がついていなければ「どうしよう…」という心理的負担がかかってしまいがちですね。 しかし、三分割法で全体の60%~70%以上が仕上がっていれば、「あとはもう少し頑張れば終わる!」というゴールが見えている状態。

人間は終わりが見えた作業に対しては気が楽になり、作業効率が再度上がっていきます。

長距離を歩いたあとで目的のお店などが見つかると、「あった!」と早足になった経験がある人、多いのではないでしょうか?
「もう少しで終われる、解放される」という達成感に近づける確信が強ければ強いほど、人はより早くそこへ近づこうという努力を行うものなのです。

また焦りの心が少ない分、全体の作業に対して注意力が落ちず、作業自体のクオリティを上げていくこともできます。

おわりに

「三分割法」の割り振りパーセンテージは、必ずしも上記のとおりでなくても構いません。
人によっては「スタートダッシュが早い」という人もいますし、「追い上げが早い」という人もいますから、自分のペースに合わせた分割を行ってみても良いでしょう。

しかしいずれにしても大切なのは、「100ページ」「1ヶ月」といった大きな区切りを忘れて、投げ出したい気持ちをコントロールすることです。

そして三つに分けた作業量は確実に守っていきましょう。

三分割法はビジネスシーンでの作業にはもちろん、家事やプライベートでの作業などに役立てることもできます。

「やらなきゃいけないことがあるんだけど、なかなか取りかかれない」という時には、まず目標を分けるところから始めてみてくださいね。

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