社内コミュニケーションを活性化させるには？取り組み事例を見てみよう

社内コミュニケーションの重要性が着目されている昨今。 業績・業務の円滑な遂行において「社内コミュニケーションの向上が不可欠である」と答えた経営者は、実に80％以上にも及びます。 社員の企業への帰属意識を高め、仕事へのやる気を生み出すためにも、社内コミュニケーションをより活性化させることが大切です。

しかしその課題の把握や具体的方法について頭を悩ませている経営側も多いのが現状の様子。 ここでは社内コミュニケーションの課題や取り組みを、実際の事例を交えて解説していきます。

1. 社内コミュニケーションの問題・課題を把握する

まずは現行の社内コミュニケーションのどこに問題が隠されているかを探りましょう。

1 ）同僚間・部署間の社内コミュニケーション（横関係）

特に他部署間との連携については、実際の調査で6割以上が不満を感じています。

【問題例】
・情報共有が行われず、知識・ノウハウに偏りが見られる
・部署をまたいだ業務の遂行が滞る

2 ）経営陣と社員の社内コミュニケーション（縦関係）

トップと前線のコミュニケーションの不全についても、6割以上という高い不満率が出ています。

【問題例】
・経営側の将来的方針や評価方針が見えない
・社員の不満が中間管理職でストップしている

3 ）直属上司と部下の社内コミュニケーション（縦関係）

上司との直接的なコミュニケーションについては、コミュニケーション量のみでは上記2点よりも不満率はやや下がるものの、業務により直接的な影響が出ることが問題となっています。

【問題例】
・上司への不満を解決できる場所が無い
・関係性が閉鎖的になりやすい

実際に無記名アンケート調査・従業員満足度調査を行った企業では、経営側が思いもよらない問題点が隠されていることも多いようです。 まずはアンケート等を行い、現行で起こっている社内コミュニケーションの問題で優先的に対処すべき点を突き止めましょう。

2. 同僚間・部門間の社内コミュニケーション取り組み事例

1 ）研修制度の導入

新人研修後には他部署との関わりが全く無いという社員は少なくありません。 キャリア研修、リーダー研修等を通して別部署との関わりを増やし、横の関係性を密にしていきます。

2 ）他部署懇親会の奨励

他部署との交流会・勉強会・飲み会等を積極的に奨励した 企業、社内サークル活動に費用提供を行った企業では、部署間での意思疎通が改善されたとの結果が報告されています。

3 ）ITツールの有効活用

ChatWork・Skype等のITツールを適切に導入した企業では、プロジェクトの情報共有がしやすくなり、作業効率にも上昇が見られています。 ただし社内ブログ・社内BBS等も含めたITツールの過剰な利用については、情報が過多となり情報把握に苦労をする社員も多いようです。 現在の事業に最も合ったツールに絞込んだ運用をすることが必要と言えるでしょう。

3. 上層部・上司との社内コミュニケーション取り組み事例

1 ）メンター制度の導入

「メンター（Mentor）」とは助言者という意味を指します。直属上司以外の管理職や別部門の先輩社員等がメンターとなり、社員の相談相手役となる制度です。

直接的なメンターは入社4～5年の先輩社員が行い、問題解決が更に必要な場合には別部門上司等への引き継ぎを行うという方法が多く取られています。

2 ）経営陣との直接的接触の増加

直属上司等を挟まず、経営陣と新人社員等が直接的に関わる機会を増加させた企業では、「風通しの良い企業である」という従業員満足度の上昇が見られています。

特に経営陣との食事会・飲み会等で費用の負担を企業が持った企業では、社員側の経済的・心理的負担が軽減され、活発な社内コミュニケーションが行われる傾向です。

3 ）社内ベンチャー制度の導入

若手社員による新規事業の拡大を応援し、より優秀な人材の育成、有望社員のモチベーションの上昇を企図します。 ベンチャー部門を社内で独立した企業のように扱う事例もありますが、若手中心の新部門立ち上げという形で社内ベンチャーとする企業も多いようです。

ただし社内ベンチャーについては経営トップ側による明確な支援が必要であり、場合によっては「島流し」のように受け取られてしまうケースもあります。 また6ヶ月・1年といった超短期的な期間によって新部門での成果を求められ、責任感から過労となってしまうといった問題もあるため、経営側にも余裕を持った対応が必要とされます。

おわりに

経営・業務が拡大するにつれ、社内コミュニケーションの重要性はますます高まっていきます。従来の制度や社風に固執せず、新たな社内コミュニケーションの取り組みを積極的に行うことが必要です。 様々な方法を取り入れながら、社内コミュニケーションの活性化に努めていきましょう。