生産性を上げる方法とは？生産性向上のためにできる4つの取り組み

仕事の生産性を高めるために、できることは何だと思いますか？ 中には「生産性を改善しろ！」「もっと効率を上げろ！」と社員や部下一人一人に言うだけ…という企業もある様子。

つまり「生産性向上＝社員個人の努力」と認識してしまっているんですね。 しかし企業側が環境を整えなければ、社員それぞれの意識やモチベーションは変わってきません。 ここでは生産性を上げる方法について、4つの取り組みをご紹介していきます。

1. 勤務スケジュールの公開システム

いわゆる「ダラダラ勤務」を防止するために行いたいのがスケジュールの公開です。一日ごと・一週間毎のスケジュールを全体公開してもらい、個人それぞれの仕事内容と効率性をチェックしていきます。 スケジュール確認時には以下のような点に着目してみましょう。

1 ）仕事の役割分担比率
2 ）ルーティンワーク内容、ルーティンワーク作業効率
3 ）1時間における作業効率

スケジュールの全体公開を行った企業では、特に午前中のルーティンワーク等の作業効率に改善が見られました。 またスケジュールの公開は、チーム内の作業分担の不公平性が無いか、過重負担を負っている社員が居ないかといったチェックにも役立ちます。

2. 長時間残業者の特定と対策

チームの生産性を落とす要因のひとつが「ダラダラと長く働く人」です。 集団の中に一人でもこのタイプが居ると、集団全体の仕事効率は著しく低下します。 特に気をつけたいのが以下のタイプです。

1 ）チーム内で年上である（勤務年数が長い）
2 ）精密さ・厳密さにこだわる（書類作成等に必要以上のクオリティを要求する）
3 ）帰宅準備が遅い（家に帰ろうとしない）
4 ）企業内イベント・食事休憩時間等でリーダー格であると見られる

チーム全体の「雰囲気」を統率する人は、必ずしも管理者（上司）とは限りません。上記のような人がダラダラと残業をすることで、その下の人達は「あの人がいるから、どうせ帰れない」という認識をするようになります。 「早く帰れないことは決まっている」という暗黙の共通認識が生産性の低下を生むのです。

生産性を改善するには上記のような人を一刻も早く特定し、スケジュール確認を行って面談指導することが必要です。

3. 適切なワークライフバランス

「生産性を上げるには残業を増やせば良い」というのは、かなり古い考え方であると言わざるをえません。 心理学的な調査においても「メリハリのある生活」は生産性を上げることがわかっています。

多くのお金が得られたり出世ができたとしても、その結果が還元される場所が無いと、人間はモチベーションを維持することができないのです。

そこで重視されるのがワークライフバランス（仕事と生活の調和）ということになります。 カンタンに言えば「プライベートの充実」ですね。

1 ）配偶者や子ども、親と触れ合える時間を持つこと
2 ）趣味に打ち込める余裕があること
3 ）心身共に健康な状態を維持できていること

以上3点が重視された企業では、生産性の改善が見られています。 例えば有給消化95％を義務としたある企業では、生産性は前年に比較して120％の向上を見せました。

「24時間を会社のために尽くすべき」という考え方は、生産性の低下を招きます。 社員一人一人がモチベーションを高くしてイキイキと仕事に取り組むためには、企業側が「メリハリをもたせる意識」を持つことが大切なのです。

4. メンタルヘルス管理の徹底

生産性向上を考える上で必要となるのがメンタルヘルス管理です。 社員のうつ病や不安障害等のメンタルヘルスの不調が起これば、生産性は著しい低下を見せることになってしまいます。 さらに重症となった場合には退職してしまうといった問題も考えられ、技術と知識を持った人材が流出して生産性が更に下がる恐れもあるのです。

社員のこころのケアを徹底し、メンタルヘルスの不調に早期に気づける環境作りを行うことが大切です。

1 ）メンタルヘルス管理に強い産業医の設置
2 ）社員一人一人のセルフチェック体制の導入
3 ）管理者（課長・部長・リーダー等）のラインケア研修の実施
4 ）面談・メール・オンライン面接といった様々な形でのカウンセリングの導入

おわりに

生産性を向上させるための方法はいかがでしたか？ 効率を上げて生産性を改善するには、社員一人一人の心と体が健康であり、なおかつモチベーションを高く維持できていることが大切です。 そのためには事業主側（企業側）が率先して環境改善に取り組んでいく必要があります。 早速今日から、生産性向上のための新たな取り組みをスタートしてみましょう。