社内コミュニケーションが活性化されるオフィスとは?インテリアによる3つの取り組み

更新日 2018年10月02日 |
カテゴリ: 職場のメンタルヘルス
社内コミュニケーションが活性化されるオフィスとは?インテリアによる3つの取り組み

社内コミュニケーションの重要性が叫ばれている昨今。 「少しでも社内コミュニケーションを活性化させたい、でも方法がわからない…」 こんなふうに悩んでいる経営者・人事・総務担当の方も多いのではないでしょうか?

社内コミュニケーションを向上させる方法には様々なものがありますが、オフィス・フロアのインテリアを少し変える取り組みを行っている企業も増えています。 ここではインテリアを使った社内コミュニケーション問題の解決法についてご紹介していきましょう。

1. ミーティングテーブルは円形に!

現在の会議用デスクにはどんなものが使われていますか? いわゆる長方形デスクで、各自の座る場所がなんとなく決まっている…という企業も多いですよね。 ところが長方形デスクの場合、座る位置によって無意識のうちに力関係・発言力・対抗関係が定まってしまうことがあります。

1 )長方形の短辺に座る人が発言リーダー

コの字型の場合にはコの字の右側中央部に座る人が「リーダー格」です。 その他の人は発言力・力関係が弱いと無意識に感じ、活発な発言を行わなくなります。

2 )端に座る人がより消極的に

長方形の長辺の両端に座った人は「座に関わっている」という感覚が弱くなり、会議への集中力が散漫になりがちです。

3 )対角線上の相手との一体感が弱い

長方形デスクの場合、対角線上にある二人の距離は非常に遠いですね。 偶然目が合う、顔を合わせるといった感覚がなくなるため、この二人には「会議で同席している」という一体感がほとんどありません。

上記のようなミーティングデスクでは、社内コミュニケーションの活性化を見込むのがちょっとむずかしそうですよね。 この問題を解決するのが「円形テーブル」です。 円形テーブルであれば、座った一座の力関係は均一であると誰もが無意識に感じられます。

また「端」という感覚が無い上に「遠い」と思う人が居ないので、会議に対して積極的に打ち込めるのです。 主要国首脳会議・先進国首脳会議(いわゆるサミット)でも必ず円形テーブルが使われるのには、このような理由があります。

2. 管理職デスク横には対話用サイドデスクを

課長・部長といった管理監督者の場合、部下を呼びつけて話をすることも多いですね。 しかし「机の向こう側に部下を立たせ、机を挟んで真正面に向かい合う」というこの構図は、人間関係で言うとかなり心の距離感を生みやすい構図であると言えます。

1 )二人の間に「机」という物体が挟まっている(距離感が遠く親密さが無い)
2 )真正面に向かい合った二人は反発しやすい(競争心が生まれやすい)
3 )片方が座っており片方が立たされた立場は「上下関係」を意識しやすい(上司は物言いが高飛車になりやすく、部下から活発な発言は見込めない)

ちょっとした依頼や呼びつけでもいちいち違和感や競争心が生まれやすいため、社内コミュニケーションではかなりのマイナスになるわけです。

この問題を解決するための手立てとして、話をするためのサイドデスクを置くという手があります。 サイドデスクは円形もしくは正方形を斜めに置く形が良いでしょう。

上司が椅子をずらしてサイドデスクにうつり、部下側と斜め90度角になれる形を作ります。 話が長くなりそうな場合にはサイドチェアも置いておき、部下が座れる状態を作ると理想的です。

斜め90度角(正方形の場合、隣り合わせた辺に座っている状態)は、同性同士でも異性同士でも打ち解け合いやすい座り位置であることが心理学の調査でわかっています。 反発心が生まれにくいため議論が親近感のあるものとなり、双方のコミュニケーションが活発となるのです。

3. リフレッシュフロアは明確に区切る

昼休み以外のちょっとした休憩時間、社員たちはどんなふうに過ごしてしますか? リフレッシュスペースが無いと「休憩は各自のデスク」ということになりますね。 これでは社内コミュニケーションが生まれる筈もありません。

また休憩スペースがある場合でも、デスクのすぐ横で業務している状態がまる見え…というのもNG。 「業務状態」と「休憩状態」が渾然となっているため、リラックスしたコミュニケーションが生まれにくいのです。

リフレッシュできるスペースは、業務を行うスペースとは明確に区切ることが大切。 メリハリを作ることによって、休憩時間の社内コミュニケーションが活性化されます。

同フロア内であったりデスクに近い場合には、パーティションや観葉植物等で目隠しをすると良いでしょう。 またリフレッシュフロアについては、可能な限り「ゴチャゴチャさせない」ことも大切。

物置のような状態の場所ではリラックスするのは難しいものです。 どうしても物を置きたい場合には、むき出しを避けて目隠しをしましょう。

また社内コミュニケーション活性化への取り組みを更に行う場合、このフロアにファイルや掲示板を置いてみるのも手です。 業務中にメールが送られてくるよりも、好意的に捉えてもらえることが多いものですよ。

おわりに

インテリアによる社内コミュニケーション活性化への3つの取り組みはいかがだったでしょうか? 座る位置、顔を合わせる回数等が変わってくると、人間のコミュニケーションの在り方は無意識のうちに変化してきます。

「コミュニケーションを活性化させなさい!」という強制感が無いので、社員の人たちにも受け入れられやすいというメリットもあるんですよ。 実際の社内コミュニケーション取り組み事例でも、インテリアによる成功事例では、社員達が「意識をしていなかった」というケースが多いようです。 社内コミュニケーション向上の参考にしてみてくださいね。

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