「他の人と比べて、自分は仕事が遅い気がする」
「自分のせいで周りは迷惑しているのではないか...」

新人や部署異動でまだ仕事に慣れていない人は、思うように仕事が進められないことがあります。

しかし中には、実際に人から「仕事が遅い」と言われることがある人もいるかもしれません。ここでは、「仕事が遅い」原因と改善ヒントを紹介します。

仕事が遅い人の特徴

完璧主義で、強いこだわりがある

「少しのズレもあってはならない」「◯◯はすべて自分がしなければならない」等、完璧主義で自分が納得するまで妥協できない人は、仕事を完成させるのに時間がかかると考えられます。

もちろん、仕事に対して責任感をもつことは尊敬に値することです。また、仕事の内容によっては、細かな部分の妥協も許されないものもあります。

まずは、その完璧という基準が「仕事上必要とされる基準」なのか「自分だけの基準」なのかを見直してみましょう。

もしも「自分だけの基準」の場合、スピードを上げる余地があるかもしれません。

人に相談できない、頼れない

わからないことがあっても、なかなか人に相談できなかったり、相談したくてもできない環境で働いていたりする人がいます。

わからないことを自力で調べることは、仕事を覚える上で大切なことですが、全く専門外の分野の場合、調べられることには限界があります。

また、新人でわからないことがわからない状態の場合は、何を調べればよいかを考えることから始めることになります。

そして、せっかく時間と労力をかけて仕事を完成させたとしても、依頼者の意図とは異なっていたり、方向性や内容が違っていたりすると、最初からやり直すことになり、時間がかかってしまいます。

来た仕事からとりあえず始めてしまう

仕事の内容や優先度に関係なく、依頼された仕事からとりあえず手をつけていませんか。

効率の良い仕事の進め方は人それぞれですが、先に仕事の内容や優先度を確認しておかないと、「この仕事は他部署の協力が必要だから、もっと先に始めるべきだった」「優先度の高い仕事が締め切りに間に合わず、残業しなくてはいけない」など、仕事が遅い原因になり得ます。

なぜ終わらない？仕事が遅い原因

仕事の内容・レベルが合わないこと

「エクセルはあまり使ったことがないのに、複雑なデータ集計を依頼された」
「こんなレベルの仕事、今まで対応したことがないのに今日が締切だなんて...」

自分の得意分野や経験のある仕事の方が、それ以外の仕事よりも時間がかからず終わる人は多いでしょう。苦手なことをしていると集中力が続かず、まずます時間がかかってしまうこともあります。

自分の能力に合ったタイムマネジメントができていないこと

自分の得意なことと苦手なことの把握はしていますか。

例えば、エクセル作業は得意だけれど、パワーポイント作成が苦手な人の場合、パワーポイント作成にかける時間を多く確保する必要があります。

このように自分の能力に合ったタイムマネジメントができていないと、思ったより時間がかかり、約束の時間に間に合わなかったことになるかもしれません。

整理整頓ができていないこと

仕事で使うデスクやキャビネットの整理整頓ができていない場合、何がどこにあるかわからず、目的のものを探すのに時間がかかります。

作業以外のことに時間がとられてしまうので、全体的な仕事のスピードが落ちたり、集中力が途切れたりしてしまうでしょう。

「仕事が遅い」を改善するためのヒント

依頼者の求めることを確認する

同じ依頼内容でも、人によって考えていることは様々なので、依頼者の求めることの確認が大切です。

例えば、会社の新サービスについての資料作成を上司から頼まれ「社内資料として作成したのに、実はお客様向けの営業資料だった」場合、時間と労力をかけたにも関わらず、作成し直しが求められるかもしれません。

依頼を受けた段階で、目的や注意するべきことを確認するようにしましょう。

途中でフィードバックを貰いながら進める

仕事の詳細や依頼者の意図を確認したとしても、仕事の途中でフィードバックを貰いながら進めることをおすすめします。

なぜなら、新人等その仕事に慣れていない人の場合、業務の全体の流れがまだつかめず、気がつかないうちに違う方向に進んでしまうことがあるためです。

完成した後にやり直すよりは、途中で軌道修正をしながら進める方が、効率的といえるでしょう。

わからないことは聞く

自分の勉強のためにも、わからないことは自分で手を動かし調べる姿勢は大切です。

しかしながら、専門知識や全く触れたことのない分野は自力で調べられることに限界があります。

また、自分ではきちんと調べたつもりでも、専門家や経験のある人から見ると、調べが足りない場合があります。

未経験のことや自信のないことは、恥ずかしがらずに詳しい人に聞くようにしましょう。

また、自力で調べたことも、自分の解釈や方法が間違っていないか確認することをおすすめします。

タスクの優先順位をつける

仕事を依頼されたり、やるべきことが発生したら、まずは仕事の内容や優先度、締切を確認しましょう。

そして、自分の能力や得意不得意を考慮して、仕事に取り掛かります。こうすることで、「こんなに時間がかかるとは思わなかった」というリスクを低くすることにつながります。

スケジュールを「見える化」する

「なんとなくいつもエクセル作業には時間がかかっているような気がする」
「午前中はいつも調子が良く、スムーズに事務作業が進められる」

人それぞれ、仕事の進め方の傾向があるでしょう。

頭の中で考えるだけではなく、どの仕事にどれぐらいの時間がかかったかをスケジュール表に書き込み「見える化」することで、自分の傾向をより明確にできます。

また、そうすることで、仕事を効率よく進められるだけでなく、自分の能力を超えた仕事の依頼がきた場合に、前もって締切の交渉ができたり、他のメンバーの協力を仰いだりできる等、先回りの対応ができます。

整理整頓をする

領収書は赤ファイル、請求書は青ファイル、重要書類は黒ファイル等、仕事で使うデスクやキャビネットの整理整頓を心がけましょう。

見た目がすっきりして気分がよくなるだけでなく、必要なものをすぐ取り出せるといった業務効率化も期待できます。また、重要書類の紛失等も防ぐことができるでしょう。

今回は、自分は「仕事が遅い」と感じている人に向けて、原因分析とそれに合わせた実践的な改善ヒントを紹介しました。ぜひ今回の記事を参考にしてみてください。