【メールやLINE厳禁?】欠勤、断り、別れ…「マイナスの連絡」に「電話・対面」が有効な理由とは

更新日 2018年10月01日 |
カテゴリ: 人間関係を良くしたい
【メールやLINE厳禁?】欠勤、断り、別れ…「マイナスの連絡」に「電話・対面」が有効な理由とは

「電話」という通信手段にかわってメールが台頭し、最近では「LINE」などのSNSが通信手段の主力となってきている昨今。

プライベートシーンではもちろん、仕事上の欠勤・遅刻やミスなどの連絡についても「メールやLINEで済ませる」という人が増えてきているようです。

ところが、例えば誘いについての断りや、欠勤・遅刻などの連絡、さらには恋人同士の別れを告げる時などの「マイナスの連絡事項」については、このような「メール・SNSでの連絡」は避けた方が良いことも。

ここでは「SNS・メール連絡」の心理的なデメリットや、マイナスの連絡事項を伝える際のコツについて紹介していきます。

1. デジタルな連絡は「謝意」が伝わりにくい

私達人間同士の会話やコミュニケーションにおいて、多くの人が注意を払っていると考えるのは「言葉(何を言っているのか)ですよね。 そのため、例えば「迷惑をかけて申し訳ない」と言う言葉さえ伝われば「謝ったことになる」と考えがちです。

ところが実際には、私達の使っている言葉の内容は全体印象の5%程度に留められています。
対面している時、私達は相手の表情や姿勢などから55%近く、声色や話し方から40%近くの「印象」を受けているのです。

さて、デジタルなメールやSNSなどの場合、伝え合えるのは「文字情報」のみですよね。
メールやSNSなどで「ご迷惑をかけて申し訳ありません」「ごめんなさい」と謝ったとしても、その「申し訳ない」という気持ちは対面した時の1/10程度も伝わらない、ということになります。
どれだけ謝っても、その人が本気で謝っているのか、悪いと感じているのかなどが相手には判断しかねるのです。

デジタルな通信手段で感情表現をあらわす方法として、日本では絵文字などが急速な発達を遂げました。
しかし本格的な「マイナスの連絡」になればなるほど、絵文字を使うことが却って悪印象となることもあります。

「SNS・メールの連絡のみ」で謝りを済ませたことにすると、「迷惑をかけられた」と感じた相手は後々に不満を残しやすいのです。
自分にとって都合の悪い連絡、相手に迷惑をかける内容ほど、電話・対面といった「謝意」を感じられる連絡手段を選ぶことが大切になります。

2. 「距離」があるほど人は冷酷になる

インターネット上でのやりとりが喧嘩じみたものになることが多いのは、ご存知の人も多いはず。
最近ではSNSなどでのトラブルが発端となり、暴力事件なども起きていますね。

これは必ずしも相手が「匿名の知らない相手だから」とは限りません。
お互いに見知った相手だったとしても、人は「顔が見えていない」と言った距離のある状態の相手に対して、より冷酷になるのです。

顔がすぐ目の前に見えている(対面)、その人の肉声が聞こえる(電話)…このような状態においては、人間は一度怒りの感情を持っても、それを自分で宥めようとします。
ところがメールやSNSでは顔も声も無い状態、物理的にも精神的にも遠い状態。
相手はあなたに対して対面・電話の状態よりも「冷酷な判断」を下しやすいのです。

「冷酷な判断」とは、すなわち「悪印象を持つ」ということ。
「何か事情があったのかもしれない」と言った状況のくみ取りをしようとしたり、「具合が悪いのだろう、心配だ」と想いやる心を失い、「自分の側が受けたデメリット」についてを追求しやすい状態になります。

そのため例えば一度の遅刻や欠勤などでも、後々にまで「悪い印象」をもたらすことも多いのです。
無用なトラブルを避けるという意味でも、「生身」を感じさせる連絡手段が重要になるといえるでしょう。

3. 「ストレス回避」の姿勢が信頼度を下げる

断りの電話や欠勤・遅刻などの電話連絡を入れるのは、気が重いものですよね。
相手もあまり良い受け答えをしてくれない可能性も高いですし、「できたらメールで済ませた方が気が楽だ」と感じる人が多いのも当然と言えます。

この「気の重さ」は、「怒られるかもしれない」「相手に嫌な対応を取られるだろう」という予測ができる状況(叱責・悪反応)を避けたいという社会的ストレスの一種です。
このストレスから逃げたいという気持ちが、相手の反応が見えない「メール・SNS」へと向かわせやすいのですね。

ところが、このような「ストレス回避の姿勢」は、相手にも如実に伝わりやすいもの。
メールやSNSだけでマイナスの連絡事項を伝え、それだけで話を終わらせてしまうと、「自分の都合が悪い状況になると逃げる人だ」という印象を植え付け、信頼度を著しく下げてしまうのです。

もちろん、迅速な連絡手段としてSNSやメールを第一報として使うことが悪いわけではありません。
急ぎの場合にはまずSNSやメールを使って連絡を入れた場合には、その後のフォローに電話連絡を入れるようにしてみましょう。

また相手に迷惑をかけた場合には、その後の対面時に必ずアフターフォローとしてもう一度謝意を示しておきます。

おわりに

気が重くなる連絡ほど、つい後回しにしたくなったり、翌日に伸ばしたくなったりするもの。
しかしマイナスの内容となる連絡であるほど、後の人間関係を思えば、早い連絡を取ることが大切です。
「イヤだなあ」と思う気持ちをグッとこらえて連絡をしてみれば、思ったほどの結果にはならないことも多いはず。
「対面・電話」というコミュニケーション手段を使いこなして、人間関係を円滑にしてみましょう。

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