携帯電話・スマホの普及率が年代によっては90％を超えている昨今、私達のコミュニケーション手段の基本は「メール」や「SNS」などの「デジタル文字」でのやりとりに移っています。
しかし、顔を合わせてのコミュニケーションや、電話等の「声」によるコミュニケーションに比べて圧倒的に情報が不足している「メール・SNS」では、思いもよらない行き違いからトラブルに発展することも多いもの。
ここでは要らぬトラブルを避けるために気をつけておきたい3つのポイントについて、わかりやすくご案内していきます。

1. 顔見知りの友人以外は原則「です・ます調」を崩さない

はじめのうちは「です・ます調」や「敬語表現」を用いてコミュニケーションを取っていた場合でも、何度かやりとりを繰り返すうちに気持ちが打ち解けて「普段の言葉遣いで良いかな」と感じることも多いことでしょう。

しかし相手が実際に顔見知りで、かつ「友人」と言った立場ではない人の場合、ビジネスシーンでもプライベートシーンでも「です・ます調」は崩さないほうが無難です。

顔を合わせた会話や電話などの場合、私たちは声の調子や顔の表情などから「冗談である」「打ち解けようとしている」と言った様々な情報を無意識のうちに読み取っています。
実はコミュニケーションの中で、これらの表情・声色などは実に全体の印象の80％近くを受け持っているのです。
そのため相手がいわゆる「タメ口」を聞いてきたとしても、特に気にならずに受け流したり、「仲良くしようとしているんだな」と好意的に取ることも多いのですね。

ところがいわゆる「タメ口表現」とは、「相手を格下に見ている」という意識のあらわれでもあるもの。
声や顔の表情という重要な情報が全て取り去られ、残った文字情報だけを見た場合、相手がそれを「打ち解けようとしている」と捉えられるか「格下に見られている」と感じるかどうかは微妙なところなのです。

「失礼だな」とマイナスに受け止められる危険性は回避して、打ち解けた雰囲気を出したい時には「ですよね」「ですね」と言ったややくだけた「です・ます調」を用いて会話を続けた方がトラブルを回避できます。

2. ネガティブな話には必ず「やわらげる言葉」を入れ込もう

SNSやメール等のコミュニケーションの中では、相手の言葉にうなずけない時や、相手からの誘いを断るなどの「否定」をすることが必要になる時もありますよね。

ところが上記のとおり表情や声色といった情報が全て取り去られているメールやSNSの場合、否定表現やネガティブ表現は、通常私達が言葉にしているものに比べて3倍～5倍近い「否定感」を相手に与えます。

例えばあなたの提案に対して「それは違うよ」という一言だけが返信されてきたと想像してみましょう。
相手がどのような表情でそれを送ってきたかがわかりませんよね。 また誘いに対して「無理です」という言葉から始まっていたらどうでしょうか？
相手がスケジュールが空いていても行きたくないのかも、自分に興味が無いのかも…という印象を受けることが多いはずです。

「無理」や「ダメ」、「嫌い」「いらない」等の極端にネガティブな表現はできるかぎり控え、ソフトな表現に置き換えるようにしましょう。
またネガティブ表現を使う時には「ごめんなさい」「申し訳ないのですが」「すみませんが」という否定表現をやわらげる言葉を入れ込むことで、全体の印象を穏やかなものに変えることができます。

3. 打ち解けたい時には「区切ったプライベートな話題」を

ビジネスシーン等で知り合った人の場合、話す内容が伝達事項ばかり、しかも敬語ということで「何回コミュニケーションを取っても打ち解けられない…」と感じることもあるでしょう。
このような場合には、文面の中に区切りをつけて「プライベートな挨拶」を入れてみることもひとつの手です。

例えば文末に区切りを入れた後から、「暑い日が続いていますね。私は冷たいものをつい摂り過ぎてしまっています。●●さんもお体にはお気をつけください」と言った挨拶を少し入れ込むだけでも、文面の中に少し人間味を帯びさせることができます。

顔の見えない相手とのやりとりにおいては、このような「人柄」を感じさせる文章を入れておくことも心理的に友好なのです。 とは言え、このようなプライベートな話題においても「文体」は崩しすぎないことが大切。
また相手の返信内容などにその話題への返答が含まれていない場合には、それ以上はプライベートな話題を続けない方が無難です。

おわりに

顔の見えないやりとりは、自分では思ってもみなかった印象を相手に与えていることも多いもの。
このような些細な「印象の受け取り方」の違いが積み重なることで、その後の付き合いに大きな亀裂が入ったり、付き合いそのものが失われてしまう可能性もあります。
要らない悪印象を与えないためにも、ちょっとした言葉遣いには気を使っていきましょう。